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Índice

• Introducción
• Cuentas Contables por Defecto
• Tipos de Documentos Soportados
• Generación de Asientos por Tipo
• Validaciones y Balances
• Casos Especiales
• Resolución de Problemas
• Mejores Prácticas
• Soporte

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Introducción

El sistema genera asientos contables automáticamente a partir de diferentes tipos de documentos comerciales. Cada documento se traduce en líneas contables que respetan los principios de contabilidad por partida doble, donde la suma de débitos debe ser igual a la suma de créditos. Características principales:

• Generación automática de asientos contables
• Validación de balance (Débitos = Créditos)
• Soporte multi-documento (Facturas, Boletas, Notas de Crédito, etc.)
• Manejo de IVA (Crédito y Débito Fiscal)
• Tratamiento de retenciones y otros impuestos
• Estados de borrador para asientos desbalanceados

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Cuentas Contables por Defecto

El sistema utiliza las siguientes cuentas contables estándar: Activos Pasivos Cuentas Variables Cuentas de Ingreso/Gasto: Se definen por documento según la cuenta asociada

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Tipos de Documentos Soportados

1. Compras (Facturas de Proveedores)

• Tipos:
  • Factura (33)
  • Factura Exenta (34)
  • Nota de Crédito (61)
• Genera:
  • Gasto
  • IVA Crédito
  • Cuentas por Pagar

2. Ventas (Facturas a Clientes)

• Tipos:
  • Factura (33)
  • Factura Exenta (34)
  • Nota de Crédito (61)
• Genera:
  • Ingreso
  • IVA Débito
  • Clientes por Cobrar

3. Boletas de Honorarios Recibidas

• Genera:
  • Clientes por Cobrar
  • Ingresos por Honorarios

4. Boletas de Honorarios Emitidas

• Genera:
  • Clientes por Cobrar
  • Ingresos por Honorarios

5. Prestaciones de Servicios Emitidas

• Genera:
  • Clientes por Cobrar
  • Ingreso por Servicios
  • Retenciones por Cobrar

6. Prestaciones de Servicios Recibidas

• Genera:
  • Gasto por Servicios
  • Proveedores por Pagar

7. Pagos de Facturas

• Genera:
  • Cuentas por Pagar
  • Banco

8. Cobranzas de Facturas

• Genera:
  • Banco
  • Clientes por Cobrar

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Generación de Asientos por Tipo

1. Compras (Facturas de Proveedores)

Estructura del Asiento: Cálculos:

• Gasto Total = neto + exento + iva_no_recuperable + otros_impuestos
• IVA Crédito = iva_recuperable (solo si no es factura exenta)
• Cuentas por Pagar = total_factura

Casos Especiales:

• Factura Exenta (Tipo 34): No genera IVA Crédito Fiscal
• Nota de Crédito (Tipo 61): Invierte los signos (multiplica por -1)

Ejemplo - Factura de $100.000 + IVA:

2. Ventas (Facturas a Clientes)

Estructura del Asiento: Cálculos:

• Ingreso = neto + exento + otros_impuestos
• IVA Débito = iva_amount (solo si no es factura exenta)
• Clientes por Cobrar = total_factura

Ejemplo - Venta de $100.000 + IVA:

3. Boletas de Honorarios Recibidas

Estructura del Asiento: Cálculos:

• Gasto = monto_bruto
• Retención = retencion (generalmente 10.75%)
• Por Pagar = monto_liquido (bruto - retención)

Ejemplo - Honorarios $1.000.000:

4. Boletas de Honorarios Emitidas

Estructura del Asiento: Ejemplo - Honorarios Emitidos $1.000.000:

5. Pagos de Facturas

Estructura del Asiento: Ejemplo - Pago $500.000:

6. Cobranzas de Facturas

Estructura del Asiento: Ejemplo - Cobranza $750.000:

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Validaciones y Balances

Estados del Asiento Todos los asientos se validan automáticamente:

1. Si el asiento se encuentra balanceado, se encuentra listo para contabilizar
2. Si el asiento no se encuentra balanceado, requiere de una revisión manual

Validaciones Previas

1. Se valida si la cuenta contable asociada existe.
2. Disponibilidad de cuentas por defecto en el plan contable
3. Montos válidos (no negativos donde no corresponde)
4. Fechas válidas y normalizadas

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Casos Especiales

Notas de Crédito (Tipo 61)

• Invierte todos los signos del asiento
• Revierte el asiento original de la factura

Facturas Exentas (Tipo 34)

• No generan movimientos de IVA
• Solo Gasto/Ingreso y Cuentas por Pagar/Cobrar

IVA No Recuperable

• Se suma al gasto en lugar de ir a IVA Crédito Fiscal
• Empresas con giro exento parcial

Normalización de Fechas El sistema acepta múltiples formatos:

• DD/MM/YYYY
• YYYY-MM-DD
• DD-MM-YYYY

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Resolución de Problemas

❌ Problema: “Cuenta contable no encontrada” Causa: La cuenta asociada al documento no existe o está inactiva Solución:

• Verificar que la cuenta asociada sea válido
• Confirmar que la cuenta se encuentre habilitada y no eliminada

❌ Problema: “Cuenta por defecto no existe” Causa: Cuentas estándar (IVA, CxP, CxC) no están en el plan contable Solución: Crear las cuentas faltantes:

• 1110101: IVA Crédito Fiscal
• 1210101: Clientes por Cobrar
• 2110101: Cuentas por Pagar
• 2130101: IVA Débito Fiscal

❌ Problema: “Asiento desbalanceado” Causa: Error en cálculos o datos del documento Solución:

• Revisar montos del documento fuente
• Verificar configuración de IVA y retenciones
• El asiento se marca como borrador para revisión manual

❌ Problema: “Fecha inválida” Causa: Formato de fecha no reconocido Solución: Usar formatos soportados o el sistema usará la fecha actual

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Mejores Prácticas

Configuración Inicial

1. Crear plan contable completo con todas las cuentas estándar
2. Asociar cuentas a cada tipo de documento/producto
3. Validar configuración con documentos de prueba

Monitoreo Continuo

1. Revisar asientos borradores periódicamente
2. Verificar balances de cuentas de control (IVA, CxP, CxC)
3. Actualizar cuentas según cambios en el plan contable

Mantenimiento

1. Mantener activas las cuentas estándar del sistema
2. Configurar nuevas cuentas para nuevos tipos de documentos
3. Revisar logs para identificar patrones de error

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Soporte

Para problemas técnicos o dudas sobre la generación de asientos:

1. Verificar logs del sistema para mensajes de error específicos
2. Revisar configuración de cuentas contables
3. Validar datos del documento fuente
4. Contactar soporte técnico con el mensaje de error completo