Cobranzas y Pagos

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🏠 Vista Principal de Cobranzas y Pagos

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Acceso al Sistema

• Ruta: Dashboard → Cobranzas y Pagos
• Permisos requeridos: Administrador, Jefe Contable, Contador General, Usuario de Operaciones, Tesorero

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Panel de Control

La vista principal presenta:

• Tabs principales: Cobranzas y Pagos en pestañas separadas
• Dashboards especializados: Métricas y KPIs por cada área
• Gestión centralizada: Control unified de flujo de caja

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💰 Sistema de Cobranzas

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2.1 Tab de Cobranzas

Panel de cuentas por cobrar:

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Dashboard de Métricas

• Total por cobrar: Monto pendiente consolidado
• Vencido: Facturas con fecha de vencimiento superada
• Por vencer: Documentos próximos a vencimiento (0-30 días)
• Morosidad promedio: Días de atraso ponderado por monto

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Segmentación por Antigüedad

• Al día (0 días): Facturas dentro del plazo comercial
• 1-30 días: Vencimiento reciente, gestión preventiva
• 31-60 días: Morosidad temprana, seguimiento activo
• 61-90 días: Morosidad media, gestión intensiva
• +90 días: Morosidad crítica, acciones legales

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Filtros Avanzados de Cobranza

• Por cliente: RUT, razón social, tipo de cliente
• Por vendedor: Responsable comercial asignado
• Por zona geográfica: Región, comuna, sector
• Por tipo de documento: Facturas, notas de débito, otros
• Por canal de venta: Presencial, online, distribuidor

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2.2 Gestión Individual de Documentos por Cobrar

Tabla detallada de facturas:

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Información del Documento

• Número: Folio del documento tributario
• Fecha emisión: Cuando se generó la factura
• Fecha vencimiento: Límite para pago sin recargo
• Días de atraso: Cálculo automático desde vencimiento
• Monto original: Valor total del documento
• Saldo pendiente: Monto restante por cobrar

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Datos del Cliente

• RUT: Identificación tributaria única
• Razón social: Nombre completo del cliente
• Contacto: Teléfono y email de cobranza
• Ejecutivo: Vendedor o ejecutivo responsable
• Condiciones: Plazo de pago pactado

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Estados de Cobranza

• 🟢 Al día: Dentro del plazo comercial
• 🟡 Por vencer: 1-7 días antes del vencimiento
• 🟠 Vencido: 1-30 días de atraso
• 🔴 Moroso: Más de 30 días de atraso
• ⚫ Incobrable: Marcado para castigo contable

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2.3 Herramientas de Gestión de Cobranza

Acciones disponibles por documento:

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Comunicaciones Automáticas

• Email de recordatorio: Plantilla personalizable por cliente
• SMS de aviso: Mensaje corto con datos del documento
• Carta formal: Documento PDF con membrete corporativo
• WhatsApp Business: Mensaje directo con link de pago

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Seguimiento y Notas

• Registro de gestiones: Log de todas las comunicaciones realizadas
• Notas del cobrador: Comentarios y observaciones específicas
• Acuerdos de pago: Reprogramaciones documentadas
• Promesas de pago: Compromisos del cliente registrados

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Procesos de Escalamiento

• Gestión administrativa: Primer nivel de cobranza interna
• Gestión prejurídica: Cartas formales y notificaciones
• Gestión judicial: Derivación a estudio jurídico
• Castigo contable: Provisión por incobrabilidad

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2.4 Automatización de Cobranza

Workflows programados:

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Recordatorios Automáticos

• 7 días antes: Email preventivo de próximo vencimiento
• Día de vencimiento: Notificación de fecha límite
• 1 día después: Primer recordatorio de vencimiento
• 7 días después: Recordatorio formal con recargo
• 15 días después: Notificación de morosidad
• 30 días después: Aviso prejurídico

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Escalamiento Inteligente

• Criterios configurables: Monto, días, tipo de cliente
• Asignación automática: Distribución a cobradores por reglas
• Priorización: Ranking por impacto en flujo de caja
• Excepciones: Clientes VIP con tratamiento especial

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💸 Sistema de Pagos

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3.1 Tab de Pagos

Panel de cuentas por pagar:

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Dashboard de Obligaciones

• Total por pagar: Monto pendiente consolidado
• Vence hoy: Facturas con vencimiento inmediato
• Próximos 7 días: Obligaciones de corto plazo
• Descuentos disponibles: Ahorros por pronto pago identificados

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Clasificación por Prioridad

• Críticos: Servicios básicos, impuestos, nómina
• Importantes: Proveedores estratégicos, materias primas
• Normales: Proveedores regulares con condiciones estándar
• Diferibles: Pagos que pueden postergarse sin penalización

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Análisis de Flujo de Caja

• Disponible: Saldo actual en cuentas corrientes
• Proyectado: Estimación considerando cobranzas esperadas
• Déficit/Superávit: Balance entre obligaciones y recursos
• Líneas de crédito: Disponibilidad en facilidades bancarias

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3.2 Gestión Individual de Documentos por Pagar

Tabla detallada de facturas de proveedores:

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Información del Documento

• Número: Folio de factura del proveedor
• Fecha recepción: Cuándo se recibió el documento
• Fecha vencimiento: Límite para mantener condiciones
• Días restantes: Tiempo disponible para pago
• Monto total: Valor completo de la obligación
• Descuento pronto pago: Ahorro disponible si aplica

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Datos del Proveedor

• RUT: Identificación del proveedor
• Razón social: Denominación completa
• Condiciones: Plazo de pago acordado
• Descuentos: Porcentaje por pronto pago disponible
• Forma de pago: Transferencia, cheque, efectivo

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Estados de Pago

• 🔵 Programado: Incluido en próximo lote de pagos
• 🟢 Disponible: Listo para pago inmediato
• 🟡 Próximo vencimiento: 1-7 días restantes
• 🟠 Vence hoy: Último día para mantener condiciones
• 🔴 Vencido: Superó fecha límite, posibles recargos

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3.3 Herramientas de Planificación de Pagos

Sistema inteligente de programación:

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Algoritmo de Optimización

• Priorización automática: Según criticidad y descuentos
• Disponibilidad de caja: Consideración de saldos bancarios
• Cobranzas esperadas: Integración con proyecciones de ingresos
• Múltiples escenarios: Simulación de diferentes estrategias

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Lotes de Pago Programados

• Creación automática: Generación de lotes según reglas
• Validación de fondos: Verificación previa de disponibilidad
• Aprobación por niveles: Workflow según montos y tipos
• Ejecución programada: Procesamiento en fechas específicas

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Aprovechamiento de Descuentos

• Identificación automática: Detección de oportunidades de ahorro
• Cálculo de rentabilidad: ROI de adelantar pagos vs. costo financiero
• Recomendaciones: Sugerencias de pagos prioritarios
• Seguimiento: Métricas de ahorros obtenidos

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3.4 Gestión de Múltiples Formas de Pago

Métodos disponibles:

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Transferencias Electrónicas

• TEF: Transferencias electrónicas de fondos
• Múltiples bancos: Soporte para diversas entidades
• Programación: Ejecución automática en fechas específicas
• Confirmación: Validación de ejecución exitosa

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Otros Métodos de Pago

• Cheques: Generación e impresión de documentos
• Efectivo: Registro de pagos en caja chica
• Tarjetas corporativas: Registro de gastos empresariales
• Compensación: Offset con cuentas por cobrar del mismo cliente

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📊 Analytics y Reportes Especializados

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4.1 Métricas de Cobranza

KPIs principales:

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Efectividad de Cobranza

• DSO (Days Sales Outstanding): Días promedio de cobranza
• Tasa de morosidad: Porcentaje de cartera vencida
• Efectividad por cobrador: Performance individual del equipo
• Rotación de cartera: Velocidad de conversión a efectivo

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Análisis de Clientes

• Top morosos: Clientes con mayor impacto negativo
• Mejores pagadores: Clientes con mejor comportamiento
• Análisis de riesgo: Scoring de clientes por comportamiento histórico
• Segmentación: Clustering por patrones de pago

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4.2 Métricas de Pagos

KPIs de gestión de proveedores:

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Optimización Financiera

• DPO (Days Payable Outstanding): Días promedio de pago
• Ahorros por descuentos: Valor capturado por pronto pago
• Costo financiero: Impacto de diferentes estrategias de pago
• Liquidez: Análisis de posición de caja proyectada

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Gestión de Proveedores

• Proveedores críticos: Identificación de dependencias clave
• Condiciones negociadas: Análisis de términos por proveedor
• Cumplimiento: Porcentaje de pagos dentro de plazo
• Relación comercial: Scoring de proveedores por importancia

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4.3 Reportes Integrados

Informes especializados:

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Reporte de Flujo de Caja

• Proyección 30/60/90 días: Estimación basada en históricos
• Escenarios optimista/pesimista: Análisis de sensibilidad
• Puntos de quiebre: Identificación de períodos críticos
• Recomendaciones: Sugerencias para optimización

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Análisis de Antigüedad

• Aging de cobranza: Distribución por tramos de días
• Aging de pagos: Análisis de obligaciones por vencimiento
• Tendencias: Evolución temporal de carteras
• Benchmarking: Comparación con indicadores de industria

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🔔 Sistema de Alertas y Notificaciones

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5.1 Alertas de Cobranza

Notificaciones automáticas:

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Alertas Críticas

• 🚨 Morosidad crítica: Clientes con +90 días de atraso
• 🚨 Metas no cumplidas: Objetivos de cobranza por debajo de target
• 🚨 Clientes de riesgo: Deterioro significativo en comportamiento de pago
• 🚨 Cartera concentrada: Excesiva dependencia de pocos clientes

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Alertas Preventivas

• ⚠️ Próximos vencimientos: Facturas que vencen en 1-3 días
• ⚠️ Clientes nuevos morosos: Primeros atrasos de clientes sin historial
• ⚠️ Deterioro de DSO: Incremento en días promedio de cobranza
• ⚠️ Cobradores sobrecargados: Asignación excesiva de casos

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5.2 Alertas de Pagos

Notificaciones de tesorería:

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Alertas de Oportunidad

• 💡 Descuentos disponibles: Ahorros por pronto pago identificados
• 💡 Saldo excedente: Oportunidades de inversión temporal
• 💡 Mejores condiciones: Proveedores con términos negociables
• 💡 Optimización de timing: Momentos óptimos para pagos

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Alertas de Riesgo

• ⚠️ Fondos insuficientes: Riesgo de incumplimiento por falta de liquidez
• ⚠️ Proveedores críticos: Vencimientos de servicios esenciales
• ⚠️ Penalizaciones: Riesgo de recargos por retraso
• ⚠️ Límites de crédito: Proximidad a topes de líneas bancarias

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🔧 Configuración y Personalización

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6.1 Configuración de Workflows

Personalización de procesos:

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Reglas de Cobranza

• Criterios de escalamiento: Montos, días, tipo de cliente
• Plantillas de comunicación: Emails, SMS, cartas personalizables
• Asignación automática: Distribución por zona, vendedor, monto
• Excepciones: Clientes VIP con tratamiento diferenciado

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Reglas de Pagos

• Priorización: Algoritmos de ordenamiento por criterios múltiples
• Aprobaciones: Workflow por niveles según montos
• Programación: Calendarios de pago por tipo de proveedor
• Métodos preferidos: Formas de pago por proveedor o categoría

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6.2 Integración con Otros Módulos

Conexiones automáticas:

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Sistema Contable

• Asientos automáticos: Generación de movimientos contables
• Conciliación: Match automático con movimientos bancarios
• Provisiones: Cálculo automático de incobrables
• Reportes financieros: Integración con estados contables

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CRM y Ventas

• Historial de pagos: Información en ficha de cliente
• Límites de crédito: Control automático en nuevas ventas
• Alertas comerciales: Notificaciones a vendedores
• Scoring de clientes: Evaluación de riesgo integrada

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💡 Mejores Prácticas y Estrategias

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7.1 Optimización de Cobranza

Estrategias recomendadas:

1. Prevención: Evaluación crediticia previa a ventas
2. Comunicación temprana: Contacto antes del vencimiento
3. Personalización: Tratamiento según perfil del cliente
4. Persistencia: Seguimiento sistemático y documentado
5. Flexibilidad: Opciones de pago que faciliten cobranza

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7.2 Gestión Inteligente de Pagos

Principios de optimización:

• Aprovechamiento de descuentos: ROI positivo vs. costo de oportunidad
• Negociación de plazos: Extensión sin penalización cuando convenga
• Diversificación de riesgo: Evitar concentración en pocos proveedores
• Mantenimiento de relaciones: Balance entre ahorro y relaciones comerciales

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7.3 Indicadores de Control

Métricas críticas para monitorear:

• Ciclo de conversión de efectivo: DSO + DIO - DPO
• Liquidez corriente: Capacidad de cumplir obligaciones de corto plazo
• Rotación de cuentas por cobrar: Eficiencia en cobranza
• Aprovechamiento de descuentos: Porcentaje de oportunidades capturadas