Plan de Cuentas

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🏠 Vista Principal del Plan de Cuentas

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Acceso al Sistema

• Ruta: Dashboard → Plan de Cuentas
• Permisos requeridos: Administrador, Jefe Contable, Contador General, Contador Junior, Auditor

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Panel de Control

La vista principal presenta:

• Estructura jerárquica: Visualización en árbol del plan de cuentas completo
• Gestión de grupos: Organización por clasificaciones contables
• Herramientas de creación: Individual y masiva de cuentas

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🔧 Funciones Principales del Sistema

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2.1 Creación Individual de Cuentas

Formulario completo de nueva cuenta:

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Información Básica

• Código de Cuenta: Numeración automática según estructura
• Nombre de Cuenta: Denominación completa y descriptiva
• Clasificación: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos
• Nivel Jerárquico: Posición en la estructura del plan

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Configuración Técnica

• Tipo de Cuenta: Cuenta madre, cuenta de movimiento, cuenta auxiliar
• Centro de Responsabilidad: Asignación a departamentos específicos
• Naturaleza: Deudora o acreedora según su función
• Estado: Activa, inactiva, bloqueada

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Validaciones Automáticas

• Código único: Sistema verifica no duplicación
• Estructura lógica: Validación de jerarquía contable
• Nomenclatura: Cumplimiento de estándares contables chilenos

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2.2 Creación Masiva de Cuentas

Botón: “Agregar Cuentas Masivo” (Celeste/Info) Proceso estructurado:

1. Preparación del archivo:
   • Formato: Excel (.xlsx) o CSV estructurado
   • Columnas requeridas: Código, Nombre, Clasificación, Tipo
   • Plantilla: Sistema proporciona template descargable
2. Carga y validación:
   • Arrastrar y soltar: Interface intuitiva de carga
   • Validación previa: Sistema verifica estructura antes de procesar
   • Vista previa: Muestra cómo quedarán las cuentas antes de crear
3. Procesamiento:
   • Creación secuencial: Respeta jerarquías y dependencias
   • Reporte de errores: Detalla problemas específicos por fila
   • Confirmación: Resumen de cuentas creadas exitosamente

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2.3 Gestión de Subgrupos Contables

Botón: “Agregar Subgrupo” (Verde/Success) Características del subgrupo:

• Denominación: Nombre descriptivo del agrupamiento
• Código de rango: Desde código X hasta código Y
• Clasificación madre: Activo corriente, no corriente, etc.
• Descripción: Detalle de qué cuentas abarca
• Configuración visual: Color y iconografía para identificación

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📋 Estructura y Organización del Plan

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3.1 Clasificación Contable Estándar

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3.2 Códigos y Numeración

Estructura estándar chilena:

• 1.xxx: Activos (corrientes y no corrientes)
• 2.xxx: Pasivos (exigible a corto y largo plazo)
• 3.xxx: Patrimonio (capital y reservas)
• 4.xxx: Ingresos (operacionales y no operacionales)
• 5.xxx: Gastos (operacionales y financieros)

Subdivisiones por dígitos:

• Primer dígito: Clasificación principal
• Segundo dígito: Subclasificación
• Tercer dígito: Grupo específico
• Cuarto dígito y siguientes: Cuenta individual

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3.3 Información Detallada por Cuenta

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Datos Principales

• Código completo: Con todos los niveles jerárquicos
• Denominación oficial: Nombre según estándares contables
• Clasificación IFRS: Cumplimiento de normas internacionales
• Estado actual: Activa, suspendida, en revisión

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Datos Operativos

• Fecha de creación: Cuándo se incorporó al plan
• Último movimiento: Fecha de última transacción
• Saldo actual: Balance al día de consulta
• Frecuencia de uso: Estadística de utilización

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Configuraciones Especiales

• Requiere centro de costo: Obligatorio para asientos
• Acepta auxiliares: Permite subcuentas de detalle
• Moneda funcional: Pesos, UF, dólares, etc.
• Tipo de análisis: Presupuestaria, estadística, fiscal

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🔍 Funciones de Edición y Mantenimiento

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4.1 Edición Individual de Cuentas

Acceso: Botón de edición en cada fila de la tabla Formulario de modificación:

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Campos Editables

• ✏️ Nombre de cuenta: Actualización de denominación
• ✏️ Descripción: Detalle de uso y aplicación
• ✏️ Centro de costo: Modificación de asignación
• ✏️ Estado: Activación/desactivación controlada

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Campos Protegidos

• 🔒 Código: No editable para preservar integridad
• 🔒 Clasificación: Requiere proceso especial para cambiar
• 🔒 Historial: Movimientos contables previos

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Validaciones de Edición

• Cuentas con saldo: Restricciones especiales de modificación
• Cuentas con movimientos: Validaciones de impacto en períodos cerrados
• Dependencias: Verificación de subcuentas asociadas

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4.2 Gestión de Estados

Estados disponibles:

• 🟢 Activa: Disponible para movimientos contables
• 🟡 Suspendida: Temporalmente inhabilitada
• 🔴 Inactiva: Permanentemente cerrada
• 🔵 En revisión: Bajo análisis contable

Proceso de cambio de estado:

1. Validación de saldo: Verificar que esté en cero (salvo excepciones)
2. Revisión de dependencias: Confirmar impacto en subcuentas
3. Confirmación contable: Aprobación del responsable autorizado
4. Registro del cambio: Log detallado con fecha, usuario y motivo

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📊 Visualización y Reportes

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5.1 Vista Jerárquica

Características de visualización:

• Árbol expandible: Navegación por niveles de detalle
• Códigos alineados: Estructura visual clara
• Indicadores de estado: Íconos de activación/desactivación
• Filtros dinámicos: Por clasificación, estado, rango de códigos

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5.2 Búsqueda Avanzada

Opciones de filtrado:

• Por código: Búsqueda exacta o por rango
• Por nombre: Coincidencia parcial en denominación
• Por clasificación: Filtro por tipo contable
• Por estado: Activas, inactivas, todas
• Por fecha: Creación o último movimiento
• Por saldo: Con/sin movimientos, rangos de valores

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5.3 Exportación y Reportes

Formatos disponibles:

• Excel completo: Plan de cuentas con toda la información
• PDF estructurado: Reporte formal para auditorías
• CSV para importación: Compatible con otros sistemas
• Reporte de cambios: Log de modificaciones por período

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⚙️ Configuración y Parametrización

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6.1 Estructura de Codificación

Configuración de numeración:

• Longitud de código: Cantidad de dígitos por nivel
• Separadores: Puntos, guiones, sin separación
• Numeración automática: Consecutiva o con saltos
• Reservas de rango: Códigos especiales para futuro uso

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6.2 Validaciones del Sistema

Reglas de integridad:

• Códigos únicos: No duplicación en todo el plan
• Jerarquía lógica: Cuentas padre deben existir antes que hijas
• Consistencia de clasificación: Subcuentas heredan tipo de cuenta madre
• Límites de profundidad: Máximo de niveles jerárquicos permitidos

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6.3 Integración con Otros Módulos

Conexiones automáticas:

• Asientos contables: Validación de cuentas en cada movimiento
• Presupuestos: Estructura para planificación financiera
• Informes financieros: Base para estados contables
• Auditoría: Trazabilidad completa de cambios

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🚨 Alertas y Validaciones Críticas

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7.1 Validaciones de Creación

Al crear nueva cuenta:

• ⚠️ Código duplicado: “El código ya existe en el plan de cuentas”
• ⚠️ Jerarquía incorrecta: “La cuenta padre no existe o está inactiva”
• ⚠️ Clasificación incompatible: “La clasificación no corresponde al nivel jerárquico”

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7.2 Restricciones de Eliminación

Cuentas no eliminables:

• 🚫 Con saldo diferente de cero
• 🚫 Con movimientos en período abierto
• 🚫 Con subcuentas dependientes
• 🚫 Configuradas en otros módulos

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7.3 Alertas de Modificación

Cambios que requieren confirmación:

• 🔄 Cambio de clasificación: Impacto en reportes financieros
• 🔄 Inactivación: Verificar dependencias en otros procesos
• 🔄 Modificación de código: Solo en casos excepcionales autorizados

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💡 Mejores Prácticas y Recomendaciones

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8.1 Diseño del Plan de Cuentas

Principios fundamentales:

1. Simplicidad: Evitar exceso de subdivisiones innecesarias
2. Flexibilidad: Permitir crecimiento futuro sin reestructuración
3. Consistencia: Mantener lógica uniforme en toda la estructura
4. Cumplimiento: Alinearse con normas contables vigentes

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8.2 Nomenclatura Recomendada

Convenciones de nombres:

• Claridad: Denominaciones autoexplicativas
• Brevedad: Evitar nombres excesivamente largos
• Consistencia: Patrones similares para cuentas relacionadas
• Actualización: Revisar vigencia de terminología

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8.3 Mantenimiento Periódico

Actividades recomendadas:

• Mensual: Revisión de nuevas cuentas creadas
• Trimestral: Análisis de cuentas sin movimiento
• Semestral: Validación de estructura y clasificaciones
• Anual: Revisión integral y actualización normativa

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8.4 Capacitación del Personal

Elementos clave para el equipo:

• Comprensión de la estructura: Lógica del plan de cuentas
• Uso de códigos: Correcta aplicación en asientos contables
• Procedimientos de cambio: Cuándo y cómo solicitar modificaciones
• Reportes de problemas: Identificación y escalamiento de inconsistencias

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🔧 Solución de Problemas Comunes

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Problema: No se puede crear una cuenta nueva

Diagnóstico y solución:

• ✅ Verificar que el código no esté duplicado
• ✅ Confirmar que la cuenta padre existe y está activa
• ✅ Validar permisos del usuario para crear cuentas
• ✅ Revisar formato del código según estructura configurada

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Problema: Error al importar cuentas masivamente

Lista de verificación:

• ✅ Archivo debe tener formato correcto (Excel/CSV)
• ✅ Columnas obligatorias deben estar presentes
• ✅ Códigos no deben estar duplicados en el archivo
• ✅ Jerarquía debe ser consistente (padres antes que hijos)

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Problema: No se puede modificar o eliminar cuenta

Pasos de solución:

1. Verificar saldo: La cuenta debe tener saldo cero
2. Revisar movimientos: No debe haber transacciones en período abierto
3. Confirmar dependencias: Verificar si está configurada en otros módulos
4. Validar permisos: Usuario debe tener autorización para la operación

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📈 Análisis y Métricas

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9.1 Indicadores de Uso

Métricas disponibles:

• Cuentas activas vs. totales: Porcentaje de utilización del plan
• Frecuencia de uso: Cuentas más y menos utilizadas
• Movimientos por cuenta: Estadísticas de actividad contable
• Crecimiento del plan: Evolución en el tiempo

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9.2 Reportes de Control

Informes para gestión:

• Cuentas sin movimiento: Identificación de cuentas obsoletas
• Inconsistencias: Problemas de estructura o clasificación
• Cambios recientes: Log de modificaciones por período
• Validación de integridad: Verificación de reglas contables

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9.3 Auditoría y Trazabilidad

Información de seguimiento:

• Historial de cambios: Quién, cuándo y qué modificó
• Justificaciones: Motivos documentados para cada cambio
• Aprobaciones: Cadena de autorización para modificaciones críticas
• Impacto: Análisis de efectos en reportes y procesos