Gestión de Pagos

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🏠 Vista Principal de Gestión de Pagos

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Acceso al Sistema

• Ruta: Dashboard → Pagos → Gestión de Pagos
• Permisos requeridos: Administrador, Jefe Contable, Contador General, Tesorero, Jefe de Finanzas

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Panel de Control

La vista principal presenta:

• Diálogos especializados: Herramientas para agregar y listar pagos
• Control centralizado: Gestión unificada de múltiples métodos de pago
• Workflows de aprobación: Procesos controlados por niveles de autorización

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💳 Sistema Integral de Pagos

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➕ Diálogo de Agregar Pago

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2.1 Formulario de Nuevo Pago

Captura integral de información:

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Información Básica del Pago

• Fecha de pago: Cuándo se realizará o realizó el pago
• Beneficiario: Proveedor o destinatario del pago
• Concepto: Descripción del motivo del pago
• Monto: Valor total a pagar
• Moneda: Pesos, dólares, euros, UF

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Método de Pago

• Transferencia bancaria: TEF, ACH, SWIFT
• Cheque: Físico o diferido
• Efectivo: Caja chica o pagos menores
• Tarjeta corporativa: Gastos empresariales
• Compensación: Offset con cuentas por cobrar

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Datos Bancarios (para transferencias)

• Banco destinatario: Institución financiera del beneficiario
• Tipo de cuenta: Corriente, vista, ahorro
• Número de cuenta: Cuenta de destino
• RUT del titular: Validación de titularidad
• Email de notificación: Para confirmación del beneficiario

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2.2 Documentos Relacionados

Vinculación con documentos fuente:

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Facturas por Pagar

• Selección múltiple: Pago de varias facturas simultáneamente
• Aplicación parcial: Pagos parciales con saldo pendiente
• Descuentos: Aplicación de descuentos por pronto pago
• Retenciones: Cálculo automático de impuestos retenidos

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Documentos de Respaldo

• Orden de compra: Referencia al pedido original
• Recepción de mercancías: Confirmación de entrega
• Factura del proveedor: Documento tributario original
• Autorización de pago: Aprobación interna documentada

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2.3 Configuración Avanzada

Opciones especializadas:

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Programación de Pagos

• Pago inmediato: Procesamiento en el día
• Pago programado: Fecha futura específica
• Pago recurrente: Automatización para pagos regulares
• Condiciones: Pagos condicionados a eventos específicos

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Control de Aprobaciones

• Nivel requerido: Según monto y tipo de pago
• Aprobadores: Lista de usuarios autorizados
• Workflow: Secuencia de aprobaciones necesarias
• Delegación: Sustitutos en caso de ausencias

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Notificaciones

• Beneficiario: Aviso de pago realizado
• Aprobadores: Notificación de pagos pendientes
• Contabilidad: Información para registro contable
• Auditoría: Log para control interno

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📝 Diálogo de Listado de Pagos

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3.1 Vista Consolidada de Pagos

Tabla integral con filtros avanzados:

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Información Displayed

• ID del pago: Identificador único del sistema
• Fecha: De creación, programación y ejecución
• Beneficiario: Proveedor o destinatario
• Concepto: Descripción resumida
• Monto: Valor y moneda
• Estado: Pendiente, aprobado, ejecutado, rechazado

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Estados de Pago

• 🔵 Borrador: Pago creado pero no enviado a aprobación
• 🟡 Pendiente de aprobación: En proceso de workflow
• 🟢 Aprobado: Autorizado para ejecución
• 🟣 Ejecutado: Pago procesado exitosamente
• 🔴 Rechazado: No aprobado por política o criterio
• ⚫ Cancelado: Anulado antes de ejecución

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3.2 Filtros y Búsqueda Avanzada

Herramientas de localización:

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Filtros Temporales

• Por fecha de creación: Cuándo se registró el pago
• Por fecha de ejecución: Cuándo se realizó el pago
• Por período: Rangos predefinidos (mes, trimestre, año)
• Fechas personalizadas: Rangos específicos definidos por usuario

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Filtros por Estado

• Todos los estados: Vista completa sin filtros
• Solo pendientes: Pagos que requieren acción
• Solo aprobados: Pagos listos para ejecución
• Solo ejecutados: Pagos ya procesados
• Rechazados/Cancelados: Pagos no procesados

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Filtros Comerciales

• Por beneficiario: RUT o razón social específica
• Por método de pago: Transferencia, cheque, efectivo
• Por monto: Rangos de valores
• Por moneda: Pesos, dólares, euros, UF
• Por aprobador: Quién autorizó el pago

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3.3 Acciones Disponibles por Pago

Operaciones según estado:

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Pagos en Borrador

• ✏️ Editar: Modificar información antes de envío
• 📤 Enviar a aprobación: Iniciar workflow de autorización
• 🗑️ Eliminar: Borrar pago no requerido
• 📋 Duplicar: Crear pago similar con mismos datos

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Pagos Pendientes de Aprobación

• ✅ Aprobar: Autorizar pago (si tiene permisos)
• ❌ Rechazar: Negar autorización con motivo
• 👁️ Ver detalles: Información completa del pago
• 📧 Recordar: Notificar a aprobadores pendientes

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Pagos Aprobados

• ▶️ Ejecutar: Procesar pago inmediatamente
• 📅 Programar: Definir fecha de ejecución
• ❌ Cancelar: Anular antes de ejecución
• 📄 Imprimir: Generar documentos (cheques, órdenes)

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Pagos Ejecutados

• 👁️ Ver comprobante: Documento de confirmación bancaria
• 📧 Reenviar notificación: Al beneficiario si es necesario
• 📊 Ver contabilización: Asiento contable generado
• 📋 Generar reporte: Documentación para auditoría

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🔄 Workflows de Aprobación

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4.1 Configuración de Niveles

Sistema jerárquico de autorizaciones:

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Niveles por Monto

• Hasta $100.000: Auto-aprobación para usuarios autorizados
• $100.001 -$500.000: Aprobación de supervisor directo
• $500.001 -$2.000.000: Aprobación de gerencia
• Sobre $2.000.000: Aprobación de dirección general

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Niveles por Tipo de Pago

• Pagos operacionales: Menor nivel de aprobación
• Pagos de inversión: Mayor nivel de autorización
• Pagos extraordinarios: Aprobación especial requerida
• Pagos internacionales: Validaciones adicionales

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4.2 Proceso de Aprobación

Flujo estructurado:

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Envío a Aprobación

1. Validación automática: Sistema verifica completitud de datos
2. Asignación: Determina aprobador según reglas configuradas
3. Notificación: Envío de email al aprobador correspondiente
4. Plazo: Tiempo límite para aprobación (configurable)

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Proceso de Revisión

1. Acceso: Aprobador recibe link directo al pago
2. Validación: Revisión de documentos y justificación
3. Decisión: Aprobar, rechazar o solicitar información adicional
4. Registro: Log de decisión con timestamp y comentarios

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Escalamiento

• Timeout: Escalamiento automático si no hay respuesta
• Delegación: Sustitutos predefinidos por ausencias
• Excepciones: Proceso de aprobación de emergencia
• Anulación: Cancelación de aprobaciones por cambios

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4.3 Control y Auditoría

Trazabilidad completa:

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Log de Actividades

• Creación: Usuario, fecha, datos iniciales
• Modificaciones: Cambios realizados antes de aprobación
• Aprobaciones: Secuencia completa de autorizaciones
• Ejecución: Confirmación y método de procesamiento

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Reportes de Control

• Pagos por aprobar: Dashboard para cada aprobador
• Tiempos de aprobación: Métricas de eficiencia del proceso
• Rechazos: Análisis de motivos y frecuencia
• Excepciones: Pagos que requirieron procesos especiales

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💰 Métodos de Pago Soportados

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5.1 Transferencias Electrónicas

Pagos bancarios automatizados:

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TEF (Transferencia Electrónica de Fondos)

• Procesamiento: Mismo día hábil si se envía antes de horario de corte
• Límites: Según acuerdos con cada banco
• Comisiones: Fijas por transacción o por monto
• Confirmación: Comprobante automático del banco

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Transferencias Internacionales

• SWIFT: Para pagos al extranjero
• Corresponsales: Red de bancos intermediarios
• Regulaciones: Cumplimiento de normativas cambiarias
• Documentación: Formularios requeridos por Banco Central

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5.2 Cheques

Gestión integral de documentos:

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Cheques al Día

• Impresión: Generación automática desde el sistema
• Numeración: Control secuencial de folios
• Firmas: Validación de firmas autorizadas
• Entrega: Control de retiro por beneficiario

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Cheques a Fecha

• Programación: Emisión con fecha futura
• Control: Seguimiento hasta fecha de cobro
• Renovación: Reemplazo por vencimiento
• Protección: Medidas contra uso indebido

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5.3 Pagos Electrónicos

Medios digitales modernos:

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Tarjetas Corporativas

• Asignación: Por empleado o departamento
• Límites: Montos máximos configurables
• Categorías: Restricciones por tipo de gasto
• Conciliación: Matching automático con facturas

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Plataformas Digitales

• Webpay: Pagos online seguros
• Transferencias app: Mediante aplicaciones bancarias
• Billeteras digitales: Mercado Pago, PayPal, otros
• Criptomonedas: Para casos especiales autorizados

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📊 Reportes y Analytics

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6.1 Dashboards de Tesorería

Métricas en tiempo real:

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Indicadores Principales

• Pagos pendientes: Monto total por ejecutar
• Pagos del día: Valor a procesar hoy
• Saldos bancarios: Posición de caja actualizada
• Flujo proyectado: Estimación de pagos próximos días

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Análisis por Método

• Distribución: Porcentaje por tipo de pago
• Costos: Comisiones por método de pago
• Eficiencia: Tiempo promedio de procesamiento
• Errores: Tasa de rechazos por método

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6.2 Reportes Especializados

Informes de gestión:

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Reporte de Pagos Ejecutados

• Por período: Resumen mensual, trimestral, anual
• Por beneficiario: Consolidado por proveedor
• Por método: Agrupado por forma de pago
• Por aprobador: Análisis de autorizaciones

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Análisis de Eficiencia

• Tiempos de aprobación: Métricas de workflow
• Cumplimiento de pagos: Porcentaje a tiempo
• Ahorro por descuentos: Beneficios capturados
• Costo total de proceso: Análisis de eficiencia operativa

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6.3 Inteligencia de Negocio

Analytics avanzados:

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Análisis Predictivo

• Flujo de caja: Proyección basada en históricos
• Patrones de pago: Identificación de tendencias
• Optimización: Sugerencias de mejora de procesos
• Riesgos: Identificación de potenciales problemas

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Benchmarking

• Comparación temporal: Performance versus períodos anteriores
• Estándares de industria: Comparación con mejores prácticas
• Objetivos: Seguimiento de metas de eficiencia
• Oportunidades: Identificación de mejoras potenciales

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🔒 Seguridad y Control Interno

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7.1 Medidas de Seguridad

Protección integral:

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Autenticación

• Doble factor: Verificación adicional para pagos grandes
• Biometría: Huellas o reconocimiento facial
• Tokens: Dispositivos de seguridad bancaria
• Certificados digitales: Para firmas electrónicas

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Autorización

• Segregación de funciones: Separación entre quien registra y aprueba
• Límites individuales: Montos máximos por usuario
• Horarios restringidos: Ventanas de operación autorizadas
• IP whitelisting: Acceso solo desde ubicaciones autorizadas

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7.2 Controles Preventivos

Validaciones automáticas:

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Validaciones de Datos

• RUT: Verificación de dígito verificador
• Cuentas bancarias: Validación con base de datos bancaria
• Montos: Verificación de límites y disponibilidad
• Duplicados: Detección de pagos duplicados

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Controles de Negocio

• Presupuesto: Verificación de disponibilidad presupuestaria
• Facturas: Validación de documentos pendientes
• Proveedores: Verificación de estado activo
• Compliance: Cumplimiento de políticas internas

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💡 Mejores Prácticas y Optimización

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8.1 Optimización de Procesos

Eficiencia operativa:

1. Automatización: Maximizar procesos automáticos vs. manuales
2. Lotes: Agrupar pagos para reducir costos de transacción
3. Timing: Optimizar fechas de pago para aprovechar descuentos
4. Métodos: Seleccionar forma de pago más económica y eficiente
5. Aprovechamiento: Capturar todos los descuentos por pronto pago disponibles

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8.2 Gestión de Liquidez

Optimización financiera:

• Cash pooling: Concentración de fondos para optimizar rendimientos
• Sweep accounts: Transferencias automáticas de excedentes
• Netting: Compensación entre cuentas por cobrar y pagar
• Float management: Aprovechamiento de tiempos de procesamiento

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8.3 KPIs Críticos

Métricas para monitorear:

• DPO (Days Payable Outstanding): Días promedio de pago
• Costo de procesamiento: Costo total por pago procesado
• Tasa de errores: Porcentaje de pagos con problemas
• Tiempo de aprobación: Promedio desde solicitud hasta aprobación
• Aprovechamiento de descuentos: Porcentaje de descuentos capturados